Succesvolle Microsoft Navision B2B/B2C integratie met Magento 2 en Akeneo.

Groot Techniek is een van de grootste technische groothandels van Noord-Holland en richt zich veelal op de industrie, offshore, landbouw en visserij. Inmiddels heeft Groot Techniek meer dan 15 jaar e-commerce ervaring met diverse systemen en leveranciers. Groot Techniek liep in hun oude situatie tegen beperkingen aan door een verkeerde closed source platform keuze. Wat voor een stroeve samenwerking en stilstand in de beoogde online groei heeft gezorgd.

Middels een open source software situatie op basis van Laravel en Magento 2, met een Agile aanpak heeft JustBetter laten zien hoe een samenwerking hoort te zijn en hoe flexibel je met Laravel en Magento 2 kunt zijn. JustBetter is binnen het project verantwoordelijk geweest voor de technische integraties met Microsoft Dynamics Navision en Akeneo PIM op Magento 2. In het project heeft MDL online zich ontfermt over de Magento 2 installatie en het UX / UI design.

Gezien de technische ervaring met diverse integraties met ERP systemen en Magento 2 heeft Groot Techniek JustBetter gekozen voor de Microsoft Dynamics Navision koppeling en technische Magento 2 backend integraties.

De Microsoft Dynamics Navision inrichting van Groot Techniek bevat veel (branchespecifiek) maatwerk. Groot Techniek heeft een aantal jaar geleden de keuze gemaakt om Sana in te zetten Deze keuze is gemaakt op basis van toezeggingen door Navision integratie partijen dat Sana juist zou koppelen met Navision en dat de oude e-commerce situatie hiermee flink zou verbeteren. In een jarenlang moeizaam proces liep Groot Techniek herhaaldelijk tegen beperkingen van Sana aan. Door een complexe inrichting binnen Navision was veel maatwerk in Sana en de bijbehorende koppeling nodig.

Daarnaast zorgde Sana door de koppeling met Navision voor een hoge load op de Navision installatie, waardoor op sommige momenten de interne organisatie beperkingen ervaarde met betrekking tot snelheid. Naast de nodige uitdagingen en doorlooptijd, waren belangrijke wensen niet mogelijk in Sana. Hierdoor bleek Groot Techniek al snel tegen het plafond aan mogelijkheden van Sana te zitten en bleek een beoogde groei met de online kanalen niet mogelijk.

Real-time Multi Source voorraad

In een B2B situatie is voorraad van “groot” belang. Een real-time integratie zorgt ervoor dat voorraad verwachtingen van klanten juist worden gemanaged. Groot Techniek heeft meerdere locaties welke geselecteerd kunnen worden om de bestelling af te halen als er voldoende voorraad is.

Complexe klantgroepen / klant en assortiment specifieke prijsstructuren

Een van de meest complexe integraties waren de zeer complexe prijsstructuren binnen Navision mogelijk maken binnen Magento 2. Een klant moet natuurlijk wel zijn juiste prijzen zien, welke ook offline aan de balie afgerekend worden.

Bestellingen / facturen

Als klant kan je in de 'Mijn Groot' omgeving een volledig beeld krijgen van jouw historie van offline / online bestellingen. Hierbij komen de facturen rechtstreeks uit Navision.

Klantinformatie

De integratie bevat alle benodigde klantgegevens en additionele informatie zoals de klantadressen.

Status van integraties en notificaties

Alle integraties en bijbehorende statussen zijn inzichtelijk gemaakt, daarnaast worden er onmiddellijk notificaties gestuurd wanneer een integratie niet juist verloopt.

Maatwerk aanmeldformulier

Klanten kunnen via een link naar dit aanmeldformulier op de webshop zichzelf eenvoudig aanmelden als B2B-klant. Dit is mogelijk omdat het formulier validatie bevat die onder andere controleert of het door de klant ingevoerde e-mailadres al bestaat in Navision en of het gebruikte btw-nummer wel geldig is. Daarnaast gebruiken de medewerkers van Groot Techniek het formulier zelf om nieuwe klanten aan te maken, wat voorheen een omslachtig proces was van formulieren invullen op vijf verschillende schermen in Navision. Nu kan een klant in één handeling worden aangemaakt, wat de efficiëntie ten goede komt.

Groot Techniek heeft naast de webshop ook vier fysieke vestigingen waar gebruik wordt gemaakt van kassasystemen. Om het orderafhandelingsproces in deze vestigingen te optimaliseren, hebben we voor Groot Techniek een POS systeem ontwikkeld middels Laravel en Vue.

In het verleden maakte een winkelmedewerker een order aan in Navision, waarna de kassamedewerker het order handmatig afhandelde vanuit Navision. Het orderbedrag moest handmatig worden ingevoerd op de pinterminal of, in geval van contante betaling, moest de medewerker het wisselgeld zelf berekenen. Vervolgens moest het order handmatig worden ingevoerd in een ander systeem en daarna in het boekhoudpakket. Dit leidde tot fouten en nam onnodig veel tijd in beslag van de medewerkers.

In de nieuwe situatie maakt de winkelmedewerker een order aan in Navision, waarna het automatisch wordt doorgestuurd naar het POS systeem. De kassamedewerker kan in het POS systeem de keuze maken voor pinnen, contant of kado bon. Het POS systeem is gekoppeld met het pinterminal en berekent automatisch het wisselgeld. De gekozen order en betaalmethode worden automatisch naar Navision gestuurd. Daarna kunnen er eventueel nog producten worden toegevoegd aan de bestaande Navision order en kan er een order worden aangemaakt via het POS systeem. Het POS systeem bespaart de medewerkers van Groot Techniek veel tijd en voorkomt menselijke fouten.