Hoe een OCI-koppeling het inkopen voor B2B-klanten versnelt

Wat is een OCI-koppeling?

OCI staat voor Open Catalog Interface. Het is een interface waarmee een ERP- of inkoopsysteem verbinding maakt met de online catalogus van een leverancier. Deze manier van werken wordt ook wel een punchout-koppeling genoemd.

De inkoper start in de vertrouwde inkoopomgeving en opent van daaruit het bestelportaal van de leverancier. In het portaal kan de inkoper producten zoeken, filteren en toevoegen aan een winkelwagen. Zodra de selectie compleet is, worden de relevante productgegevens teruggestuurd naar het ERP- of inkoopsysteem.

Daar kan de winkelwagen verder worden verwerkt volgens de bestaande procedures van de organisatie. Denk aan controle, goedkeuring en het definitief plaatsen van de bestelling.

Hoe werkt bestellen via OCI?

Een gemiddeld OCI-proces bestaat uit vijf stappen:

1. De inkoper kiest een leverancier vanuit het eigen ERP- of inkoopsysteem.

2. Het B2B-bestelportaal van de leverancier wordt automatisch geopend.

3. De inkoper zoekt producten en stelt de winkelwagen samen.

4. De winkelwagen wordt teruggestuurd naar het eigen systeem.

5. De bestelling doorloopt daar het normale controle- en goedkeuringsproces.

De inkoper gebruikt dus de gebruiksvriendelijke productcatalogus van de leverancier, maar blijft werken vanuit het eigen inkoopproces.

Minder handmatig werk en minder fouten

Het belangrijkste voordeel is bestelgemak. Productregels hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd en de inkoper hoeft niet tussen losse schermen, spreadsheets en bestellijsten te wisselen.

Dat levert verschillende voordelen op:

• artikelnummers en aantallen hoeven niet handmatig te worden overgenomen;

• de kans op invoerfouten wordt kleiner;

• inkopers werken met de actuele productinformatie uit het bestelportaal;

• het interne goedkeuringsproces van de klant blijft intact;

• grote of terugkerende bestellingen kunnen sneller worden voorbereid.

Vooral bij technische assortimenten met veel producten, varianten en specificaties kan dit veel tijd besparen. De inkoper gebruikt de zoek- en filtermogelijkheden van het bestelportaal om het juiste product te vinden, terwijl de geselecteerde gegevens automatisch in het eigen systeem terechtkomen.

Een waardevolle toevoeging aan B2B e-commerce

Bij JustBetter bouwen we veel integraties tussen ERP-systemen, PIM-systemen, webshops en andere bedrijfsapplicaties. Een OCI-koppeling past goed binnen dat landschap.

Een B2B-bestelportaal wordt namelijk waardevoller wanneer het aansluit op de manier waarop klanten daadwerkelijk inkopen. Voor een kleine klant kan rechtstreeks bestellen in het portaal prima werken. Een grotere organisatie wil de bestelling vaak eerst vastleggen en goedkeuren binnen het eigen ERP- of inkoopsysteem.

Met OCI ondersteunen we beide situaties. Het bestelportaal blijft de plek waar producten worden gevonden en geselecteerd. Het eigen systeem van de klant blijft leidend voor het verdere inkoopproces.

Generiek opgezet voor verschillende ERP-systemen

We hebben onze OCI-oplossing generiek ontwikkeld. De basis is daardoor niet hard gekoppeld aan één specifiek ERP-systeem of één klantomgeving.

Per ERP- of inkoopsysteem configureren we hoe de sessie wordt gestart en welke gegevens worden uitgewisseld. Hierdoor kan de oplossing worden aangesloten op omgevingen van inkopers die bijvoorbeeld met SAP of AFAS werken. De precieze technische aansluiting verschilt per systeem en inrichting, maar de werking van het bestelproces blijft hetzelfde.

Deze generieke opzet geeft een aantal voordelen:

• de koppeling kan voor meerdere klanten worden hergebruikt;

• verbeteringen kunnen centraal worden doorgevoerd;

• ERP-specifieke logica blijft gescheiden van het bestelportaal;

• nieuwe systemen kunnen via een passende aansluiting worden toegevoegd.

Dit sluit aan op onze bredere integratieaanpak: een herbruikbare basis voor de algemene processen, met een specifieke aansluiting waar het ERP of de klantinrichting daarom vraagt.

Gebouwd met Laravel en passend bij Rapidez

De OCI-koppeling is gebaseerd op Laravel. Daardoor sluit deze goed aan op de technische basis die we binnen het JustBetter-landschap gebruiken voor integraties en maatwerkapplicaties.

De koppeling werkt ook goed samen met onze B2B-bestelportalen op basis van Rapidez. De inkoper profiteert daar van een snelle productcatalogus, krachtige zoek- en filtermogelijkheden en een gebruiksvriendelijke winkelwagen.

Via OCI wordt die winkelwagen vervolgens onderdeel van het inkoopproces van de klant. Zo combineren we het bestelgemak van een modern B2B-portaal met de controle van het bestaande ERP- of inkoopsysteem.

Wanneer is een OCI-koppeling interessant?

Een OCI-koppeling is vooral interessant wanneer zakelijke klanten:

• regelmatig of in grote volumes bestellen;

• vanuit een eigen ERP- of inkoopsysteem werken;

• interne goedkeuringsprocessen gebruiken;

• veel productregels handmatig moeten overnemen;

• behoefte hebben aan meer snelheid en minder invoerfouten.

Voor leveranciers kan OCI bovendien een belangrijk onderdeel van de B2B-propositie worden. Je maakt bestellen niet alleen eenvoudiger in jouw eigen portaal, maar sluit ook beter aan op het interne proces van de klant.

Meer bestelgemak zonder het inkoopproces te veranderen

Een OCI-koppeling vervangt het ERP- of inkoopsysteem van de klant niet. De koppeling brengt twee werelden juist logisch samen.

De inkoper gebruikt het B2B-bestelportaal om snel de juiste producten te vinden. De geselecteerde winkelwagen keert daarna automatisch terug naar de vertrouwde inkoopomgeving. Minder overtypen, minder kans op fouten en vooral een sneller bestelproces.