Wat kost een open-source PIM-systeem? De praktijk met Akeneo

Eerst de belangrijkste vraag: wat levert een PIM op?

De kosten van een PIM kun je pas goed beoordelen wanneer duidelijk is welk probleem het oplost. Een PIM is niet simpelweg een extra database naast het ERP en de webshop. Het wordt binnen de organisatie de centrale bron van waarheid voor alle productinformatie.

Het ERP blijft leidend voor operationele gegevens zoals artikelnummers, kostprijzen en voorraad. In Akeneo wordt deze basisinformatie aangevuld met alles wat nodig is om een product goed te presenteren en verkopen. Denk aan:

• commerciële en technische omschrijvingen;

• kenmerken en specificaties;

• afbeeldingen en documenten;

• categorieën en productfamilies;

• vertalingen;

• informatie per kanaal of webshop.

Daardoor hoeft productinformatie niet meer op verschillende plekken te worden bijgehouden. Teams werken vanuit dezelfde bron en de webshop ontvangt gestructureerde, gecontroleerde informatie.

Waarom we kiezen voor Akeneo Community Edition

Akeneo bevat in de open-source versie alles wat nodig is om productinformatie professioneel te beheren en te verrijken. Het productmodel kan worden ingericht op basis van productfamilies. Per familie bepaal je welke kenmerken verplicht zijn en aan welke kwaliteitsstandaard een product moet voldoen.

Een boormachine heeft bijvoorbeeld andere kenmerken nodig dan veiligheidskleding of een fles sterke drank. Door deze eisen per productfamilie vast te leggen, ziet een beheerder direct welke informatie ontbreekt. Een product wordt pas compleet wanneer alle relevante gegevens aanwezig zijn.

Dit zorgt voor consistente en gevalideerde productdata. Zeker bij grote en meertalige assortimenten is dat vrijwel niet betrouwbaar te organiseren in losse spreadsheets of rechtstreeks in een webshop.

Akeneo ondersteunt verschillende soorten content, waaronder tekst, getallen, selectiewaarden, afbeeldingen en documenten. Daardoor kan het volledige assortiment vanuit één centrale omgeving worden beheerd.

Goed te integreren met ERP en webshop

Een PIM heeft alleen waarde wanneer gegevens eenvoudig met andere systemen kunnen worden uitgewisseld. Akeneo beschikt over een goede en gestructureerde API. Daardoor kunnen we het PIM logisch positioneren tussen het ERP en de e-commerceomgeving.

De basisgegevens komen bijvoorbeeld vanuit Microsoft Business Central, AFAS, Exact Online of een ander ERP-systeem. Externe databronnen kunnen aanvullende technische informatie aanleveren. In Akeneo worden de gegevens vervolgens handmatig en automatisch verrijkt. Zodra een product aan de ingestelde kwaliteitsvoorwaarden voldoet, kan de complete productinformatie naar Magento, Rapidez of een ander verkoopkanaal worden gestuurd.

Ook imports en exports zijn standaard goed geregeld. Zowel de inrichting van Akeneo als het assortiment kan worden geëxporteerd. Dat maakt het eenvoudiger om informatie te controleren, in bulk aan te passen of op een andere omgeving opnieuw te gebruiken.

Vertalingen worden een beheersbaar proces

Bij een meertalig assortiment is niet alleen de vertaling zelf een uitdaging. Het is vooral lastig om te bewaken welke informatie al is vertaald en waar nog teksten ontbreken.

In Akeneo wordt per taal en product inzichtelijk welke informatie compleet is. Teams kunnen gericht werken aan ontbrekende vertalingen in plaats van verschillende systemen en spreadsheets te vergelijken.

Vertalingen kunnen handmatig, via imports of met behulp van AI worden aangevuld. Akeneo blijft daarbij de centrale plek waar de kwaliteit wordt beoordeeld voordat de content naar een webshop gaat.

Geschikt voor meer dan 100.000 producten

Een PIM-omgeving moet niet alleen vandaag goed werken, maar ook meegroeien met het assortiment. JustBetter heeft klanten met meer dan 100.000 producten en een groot aantal productfamilies, kenmerken, afbeeldingen en documenten.

Akeneo is ontwikkeld voor het verwerken van grote hoeveelheden productdata. Met de juiste hosting en technische inrichting blijft het platform snel en prettig werken, ook wanneer het assortiment flink groeit.

De gebruiksvriendelijke interface en relatief lage leercurve zijn daarbij minstens zo belangrijk. Een schaalbaar technisch platform heeft weinig waarde als alleen specialisten ermee kunnen werken. Na een goede inrichting kunnen productbeheerders zelfstandig producten aanvullen, valideren, importeren en exporteren.

Waaruit bestaan de initiële kosten?

De initiële investering zit vooral in het goed opzetten van de omgeving. Een PIM installeren is eenvoudig. Een productmodel maken dat past bij het assortiment en de organisatie vraagt meer aandacht.

Bij JustBetter starten we met een basisinrichting die we voor al onze e-commerceklanten gebruiken. Hiermee staat de technische fundering snel klaar. Vervolgens doorlopen we samen met de klant drie workshops.

Workshop 1: structuur en productmodel

Tijdens de eerste workshop bepalen we de basisstructuur van het assortiment. We bespreken onder andere:

• welke productfamilies nodig zijn;

• welke kenmerken per familie belangrijk zijn;

• welke informatie uit het ERP komt;

• welke gegevens handmatig of vanuit andere bronnen worden verrijkt;

• welke talen en verkoopkanalen worden gebruikt;

• wanneer productinformatie compleet genoeg is voor publicatie.

Op basis hiervan richten we de fundering van het assortiment in.

Workshop 2: toetsen en effectief verrijken

In de tweede workshop toetsen we de gekozen structuur aan echte producten. We bekijken of de productfamilies en kenmerken logisch werken en waar aanpassingen nodig zijn.

Daarna gaan we dieper in op het dagelijkse beheer. Productbeheerders leren hoe zij informatie efficiënt kunnen verrijken, kwaliteit kunnen bewaken en grotere hoeveelheden producten kunnen verwerken.

Workshop 3: imports, exports en beheer

De laatste workshop richt zich op imports, exports en de overige inrichting. Denk aan integraties, gebruikersrollen, rechten en het uitwisselen van gegevens met andere systemen.

Na deze drie workshops kennen klanten niet alleen de knoppen in Akeneo, maar begrijpen ze ook hoe het PIM binnen hun eigen organisatie en e-commercelandschap functioneert. In combinatie met de beschikbare documentatie zorgt dit er in de praktijk voor dat er weinig gebruiksvragen ontstaan.

De precieze initiële kosten verschillen per organisatie. De belangrijkste factoren zijn de omvang en kwaliteit van de bestaande productdata, het aantal productfamilies en talen, de gewenste integraties en eventuele migratie vanuit andere systemen of spreadsheets. Daarom bepalen we de eenmalige investering altijd op basis van de daadwerkelijke situatie.

Wat zijn de doorlopende kosten van Akeneo?

Bij een open-source Akeneo-inrichting bestaat het grootste deel van de vaste kosten uit hosting. Bij JustBetter leveren we naast de productieomgeving altijd een aparte testomgeving. Aanpassingen, nieuwe imports en updates kunnen daardoor veilig worden getest voordat ze in productie worden gebruikt.

De maandelijkse hostingkosten liggen doorgaans tussen de €200 en €500. De uiteindelijke kosten hangen af van:

• het aantal producten en productfamilies;

• de hoeveelheid afbeeldingen en documenten;

• het benodigde opslagvolume;

• de intensiteit van imports, exports en integraties;

• de gewenste capaciteit en prestaties.

Dit komt neer op ongeveer €2.400 tot €6.000 per jaar voor hosting van zowel een productieomgeving als een testomgeving.

Het technische onderhoud van Akeneo is beperkt. In de praktijk komt dit gemiddeld neer op ongeveer één werkdag per jaar. Daarmee blijft de omgeving actueel en kunnen noodzakelijke technische updates gecontroleerd worden uitgevoerd.

De kosten overzichtelijk samengevat

Een professionele Akeneo-inrichting bestaat bij JustBetter uit drie kostenonderdelen:

1. Eenmalige implementatie: de technische basisinrichting, drie workshops, het productmodel en de benodigde integraties.

2. Hosting: gemiddeld €200 tot €500 per maand voor een productieomgeving en testomgeving.

3. Onderhoud: gemiddeld ongeveer één werkdag per jaar.

Daarnaast moet een organisatie natuurlijk tijd reserveren voor het daadwerkelijk verrijken en beheren van productinformatie. Dat is geen technische platformkost, maar wel een belangrijk onderdeel van een succesvolle PIM-aanpak. Een PIM maakt het werk veel efficiënter, maar goede productdata blijft aandacht vragen.

Wanneer is een open-source PIM een logische investering?

Een PIM wordt vooral interessant wanneer productinformatie niet meer betrouwbaar vanuit één plek kan worden beheerd. Herkenbare signalen zijn:

• productinformatie staat verspreid over ERP, webshop en Excel;

• meerdere medewerkers beheren ieder een eigen deel van het assortiment;

• vertalingen zijn onvolledig of lastig te controleren;

• productkenmerken zijn niet consequent ingevuld;

• afbeeldingen en documenten staan op verschillende locaties;

• de organisatie verkoopt via meerdere webshops, landen of kanalen;

• het assortiment groeit sneller dan het huidige beheerproces aankan.

In deze situaties levert een PIM niet alleen betere productdata op. Het vermindert dubbel werk, maakt ontbrekende informatie zichtbaar en zorgt dat nieuwe producten sneller verkoopklaar zijn.

Een toekomstbestendige basis voor productinformatie

Akeneo geeft organisaties één centrale, schaalbare en gebruiksvriendelijke omgeving voor alle productinformatie. De data kan vanuit verschillende bronnen binnenkomen, volgens duidelijke kwaliteitsstandaarden worden verrijkt en gecontroleerd naar webshops en andere kanalen worden doorgestuurd.

De kosten blijven daarbij overzichtelijk. De belangrijkste investering zit aan het begin in een goede structuur en de aansluiting op de organisatie. Daarna bestaan de doorlopende technische kosten voornamelijk uit hosting en beperkt onderhoud.

Juist die combinatie maakt Akeneo Community Edition voor onze e-commerceklanten een toekomstbestendige basis. Niet alleen voor het assortiment van vandaag, maar ook voor nieuwe talen, verkoopkanalen en verdere groei.